E-IOS

eIOS.jpg
 
Klasična inventura osnovnih sredstev je v praksi naloga, ki bi jo najraje potisnili v kot, saj zahteva veliko časa in truda, rezultati popisa pa so zaradi prevelikega obsega podatkov vprašljivi in nezanesljivi. Z rešitvijo e-ios postanejo inventure osnovnih sredstev hitro in enostavno opravilo, evidence pa urejene in pregledne.
 
 
EIOS izjava.jpg
 
•  Predstavitev sistema

Programski paket e-IOS je uporabniško prijazna rešitev problema popisa osnovnih sredstev z avtomatskim zajemom podatkov. Programski paket lahko namestimo na osebnem računalniku z operacijskim sistemom Windows. Optimalno zasnovan in močan uporabniški vmesnik, ki je plod lastnega razvoja, zagotavlja hitre avtomatske prevzeme iz Excelovih tabel in povezljivost z ročnim terminalom za branje črtne kode. Programska oprema podpira zakonodajo po Računovodskih standardih.

e-IOS omogoča:
  • izvedbo inventure brez pisala in papirja,
  • močno zmanjšano možnost napak,
  • ogromen prihranek časa (po uvedenem sistemu lahko popišemo do 1200 osnovnih sredstev na dan),
  • enostavno povezavo z obstoječimi računovodskimi programi, ki jih uporablja podjetje,
  • številne dodatne funkcije, ki omogočajo uporabniku prijazno izvedbo inventure (rezultat dolgoletnih izkušenj na področju inventur osnovnih sredstev).

• Redna inventura

Modul Redna inventura je zasnovan in prilagojen tako, da nam ob izvedbi popisa s pomočjo ročnega terminala in inventarnih številk s črtno kodo omogoča izvedbo popisa brez pisala in papirja v najkrajšem možnem času. Vsi vhodni podatki se v programsko opremo uvozijo iz predhodno pripravljenih Excelovih tabel (izvoz iz obstoječega poslovno informacijskega sistema). Sledi priprava podatkov, pošiljanje le-teh na terminal, izvedba popisa z branjem črtnih kod. Ob prenosu podatkov nazaj v e-IOS so nam na voljo rezultati popisa, ki jih lahko s klikom izvozimo v Excel, HTM, TXT obliko ali natisnemo na papir.

• Evidenca osnovnih sredstev

Modul Evidenca osnovnih sredstev je namenjen skrbnikom osnovnih sredstev v podjetjih, kjer je zaradi velikega števila osnovnih sredstev ali lokacij, na katerih se ta nahajajo, sledljivost slaba. Modul omogoča izvajanje vseh postopkov pri ravnanju z osnovnimi sredstvi (odpisi, prenosi, reverzi..), hkrati pa zagotavlja točno in ažurno evidenčno stanje. Vmesnik za uvoz primerjalnih podatkov iz računovodstva omogoča hitro in enostavno primerjavo med računovodsko in evidenčno bazo podatkov.

• Strojna oprema
 
Za popisovanje osnovnih sredstev po nahajališčih se uporabljajo ročni terminali z vgrajenim laserskim čitalcem črtne kode. Najpogostejša modela, ki jih uporabljajo uporabniki naše rešitve, sta Datalogic Memor in Skorpio. 


term1.jpg       term2.jpg





• Shema postopkov pri redni inventuri 

 shema_eios-01.jpg


•  Dodatne storitve

Poleg same strojne in programske opreme nudimo tudi dodatne storitve na področju popisa in vodenja evidence osnovnih sredstev:  
  •  Svetovanje.
  •  Obdelava podatkov.
  •  Usklajevanje, priprava rezultatov.
  •  Najem ročnih terminalov.
  •  Najem izkušenih popisovalcev (izvedba prve in redne inventure).
  •  Kreacija, izdelava in tisk samolepilnih etiket s črtnimi kodami.
V sklopu paketa e-IOS nudimo našim strankam celoten "know-how", ki temelji na osnovi 17-letnih izkušenj na področju popisa in evidence osnovnih sredstev. Posredujemo natančna navodila, ki uporabnika vodijo skozi vse stopnje inventure – od začetka do izpisa rezultatov in prenosa le-teh v računovodsko evidenco osnovnih sredstev. Poleg tega vam omogočamo kakovosten tisk s termičnimi tiskalniki. Etikete za inventarne in lokacijske številke oblikujemo in natisnemo po vaši želji.
Paket e-IOS je učinkovito orodje, s katerim uporabniki sami izvajajo vse postopke v zvezi s popisom in evidenco osnovnih sredstev od začetka do konca. Lahko pa se kadarkoli odločijo tudi za naše storitve – opravljanje prvih in rednih inventur osnovnih sredstev.
 

• Pogosta vprašanja in odgovori

  • 1. Koliko izkušenj imate na področju popisa osnovnih sredstev?
Podjetje Oria je na področju popisa osnovnih sredstev prisotno že dobrih 17 let. V tem času smo razvili celovit sistem za popis in evidenco osnovnih sredstev, imenovan e-IOS. Sistem uporabljajo večja in manjša podjetja, šole, občine, državna uprava, v letu 2001 pa smo z njim uredili tudi stanje na Davčni upravi RS, ki je zagotovo naša največja referenca.
 
  • 2. Na kakšen način se lotimo inventure?
Odgovor na to vprašanje zahteva odgovore na kar nekaj vprašanj, ki si jih mora naročnik zastaviti pred pričetkom prve inventure (lepljenje etiket s črtno kodo). V nadaljevanju naštevam nekaj glavnih:
• Kakšno je dejansko stanje oz. sledljivost osnovnih sredstev na terenu?
• Definicija šifranta lokacij?
• Označbe - etikete za inventarne številke in označitev lokacij?
• Bomo preštevilčili obstoječe številke ali jih obdržali?
• So odpisana sredstva še vedno v uporabi po lokacijah?
• ...
V okviru celovitosti rešitev vam pred uvedbo sistema svetujemo oz. izdelamo kratek idejni projekt.

  • 3. Kako hiter je popis med inventuro z ročnim terminalom?
Hitrost popisa je odvisna predvsem od angažiranosti popisovalca. Če so sredstva označena na standardnih mestih, je možno popisati tudi do 1500 sredstev v enem dnevu.
 
  • 4. Kakšne so etikete z inventarnimi številkami in kdo jih izdela?
Možnosti sta dve. Naročnik lahko etikete z ustrezno opremo (tiskalnik črtne kode SATO, programska oprema Nice label, etikete) natisne sam. Druga možnost pa je, da etikete naročite pri nas. Za tisk uporabljamo vrhunske termične tiskalnike našega partnerja SATO. Kode na metalizirane etikete dimenzij (V:Š)3x4 cm tiskamo s pomočjo posebnih karbonskih trakov, ki se uporabljajo pri termo transfer tisku. Tisk je odporen na obrabo, temperature, čiščenje in druge kemične in fizikalne vplive. Po želji vam kode natisnemo tudi na vaše materiale.
Za osnovna sredstva, ki so izpostavljena ekstremnim razmeram, vam lahko izdelamo tudi kovinske ploščice z lasersko gravirano črtno kodo ali pa kataloge, ki služijo kot nadomestek nalepljenim črtnim kodam.
 
  • 5. Kako dolgo zdrži baterija na ročnem terminalu?
Terminal ima vgrajeno »power save« funkcijo, kar pomeni, da se po določenem času neuporabe izklopi. Baterija zadostuje za 6-8 urno aktivno popisovanje z ročnim terminalom (odvisno od tipa ročnega terminala). Potrebno je poudariti, da podatki kljub izgubi napajanja še vedno ostanejo v spominu terminala. Za uporabnike, ki imajo v praksi celodnevno popisovanje ali popisovanje po različnih dislociranih nahajališčih, pa priporočamo nakup dodatnih baterij in polnilca.
 
  • 6. Kakšen je prenos med ročnim terminalom in PC-jem?
Prenos podatkov med ročnim terminalom in PC-jem temelji na USB povezavi.

  • 7. Kateri podatki se prenašajo na/iz čitalca?
Na terminal se prenašajo TXT oz. ASCII datoteke fiksnih dolžin. Konkretno se na terminal preneseta datoteki s podatki o lokacijah (šifra lokacije, naziv lokacije) in datoteka s podatki o osnovnih sredstvih (inv. številka, naziv, lokacija, statusi). Uporabnik s temi datotekami nima opravka, saj se procesi prenosa izvajajo v ozadju. Na terminal je možno prenašati vse ali pa samo filtrirane podatke (npr. osnovna sredstva, ki se nahajajo v 1. nadstropju).
 
  • 8. Ali lahko spremenim opis osnovnega sredstva na terminalu?
Aplikacija na terminalu omogoča vse glavne funkcije, ki so zahtevane za izvedbo popisa: 
 
- pregled in urejanje nahajališč;
- dodajanje nahajališč;
- spreminjanje naziva osnovnega sredstva;
- dodajanje statusov: predlog za odpis (uničenje, prodaja), uničena etiketa, storno popisa;
- izpis nepopisanih sredstev na zaključeni lokaciji;
- možnost ažuriranja lokacij (terminal vpraša: ali želiš premestiti sredstvo iz knjižne lokacije A na popisovano lokacijo B);
- testni izpis osnovnih sredstev;
- vnašanje viškov pri popisu (popisano sredstvo na terenu, ki ni knjiženo - naloženo v bazi terminala).

  • 9. Na kakšen način vnašam v terminal nazive osnovnih sredstev?
Uporabnik ima možnost vnosa prek tipkovnice ali z branjem črtnih kod iz kataloga standardnih ali dodatnih opisov.

  • 10. Kaj če večkrat popišem isto osnovno sredstvo?
Če isto osnovno sredstvo preberemo večkrat, ni težav, saj se popravljajo samo statusi o lokacijah.
To so le nekatera vprašanja, ki nam jih zastavljajo naše bodoče stranke. Za vse dodatne informacije smo vam na voljo na elektronskem naslovu klemen.butja@oria.si